Кризис – время для тех, кто хочет стать лучше

Внедрение решений SAP в компании «Ритм-2000», намеренной оптимизировать свой бизнес, в самом разгаре.


Рост компании оказался очень быстрым, розничная учетная система перестала справляться с масштабами данных, поэтому было принято решение внедрять более мощную платформу


Управление крупным распределенным холдингом – задача сложная, требующая прозрачности бизнес-процессов и развитых ИТ-инструментов. Именно поэтому группа компаний «Ритм-2000», в состав которой входят сеть супермаркетов, производственные цеха и логистический комплекс, отказалась от разрозненных ИТ-систем и осуществляет переход на единую платформу SAP. «Ритм-2000» активно работает в Тверской и нескольких соседних областях и с помощью отраслевых решений компании «Двиджекс», созданных на базе SAP for Retail, рассчитывает обеспечить полный контроль за своим бизнесом. О ходе проекта и его перспективах рассказывает Руслан Аувад, ИТ-директор компании «Ритм-2000».

Что побудило руководство компании дать старт проекту? Какие проблемы представлялись наиболее критичными?

Компания постоянно развивалась, появились разные направления бизнеса: дистрибуция алкогольных напитков, продовольственных и непродовольственных товаров, а также управление сетью аптек и большим числом супермаркетов. Имея пять различных, не совместимых между собой учетных систем, мы не могли оценить эффективность своего бизнеса – увидеть движение товара от входа до выхода, точно подсчитать размер прибыли. Понадобилась система, способная объединить в себе эти процессы.

Были и второстепенные факторы. Например, иметь для каждой системы отдельные службы поддержки, разработки и анализа данных крайне затратно. Кроме того, разные системы – это разные базы данных, а значит, и проблемы с обменом информацией, вплоть до задержек в получении нужных сведений и даже невосполнимых потерь. В таких условиях невозможно оперативно оценивать ситуацию.

Откуда взялись эти пять систем?

Изначально компания была оптовой – обычный маленький склад. Бизнес постепенно расширялся, появились системы собственной разработки, а затем открывались розничные магазины, происходили поглощения других сетей и аптек, у которых были свои решения. Для организации производства потребовалась отдельная учетная система.

Вполне естественное желание – объединить их на единой платформе, для чего и было выбрано решение SAP.

Кто был инициатором внедрения системы, как родилась эта идея?

Инициатором изменений стал генеральный директор. Рост компании оказался очень быстрым: в 2012 году было 60 магазинов, а к 2015-му – уже 170. Стало сложно прогнозировать, анализировать финансовую эффективность, и руководство мгновенно это почувствовало. Розничная учетная система перестала справляться с масштабами данных, она просто не предназначалась для таких задач. Поэтому было принято решение рассмотреть возможность внедрения более мощной платформы.

Руслан Аувад
Руслан Аувад, ИТ-директор «Ритм-2000»:
«Кризис – то самое время, когда надо присмотреться к внутренним процессам и внести улучшения, потому что торопиться некуда»

Как отмечают многие аналитики, кризис – не лучшее время для реализации «тяжелых» проектов, в том числе ERP. Почему решение о начале такого проекта было все-таки принято?

Действительно, сейчас многие компании предпочитают не входить в проекты с длинной окупаемостью. Но мы приняли решение еще до кризиса и, самое главное, успели приобрести лицензии, подписали контракт, зафиксировав в рублях стоимость услуг партнера. Изменение курса рубля не повлияло на реализацию проекта.

Да, время непростое, и можно было бы заморозить работы. Но какой в этом смысл? Мы продолжаем развиваться, ежемесячно открывая пять-семь магазинов и несколько аптек, и даже строим заводы. Кризис – то самое время, когда надо присмотреться к внутренним процессам и внести улучшения, потому что торопиться некуда. Во время бурного роста просто не хватает времени на оптимизацию.

Наконец, приобретая любое ИТ-решение, мы хотим получить лучшие практики. В нашем случае никаких переделок в системе не потребовалось, что позволило удержать стоимость проекта в разумных пределах.

Каковы цели проекта и каких результатов вы рассчитываете достичь?

Часть проекта завершена, первые результаты мы уже увидели. Подразделения дистрибуции пользуются решением уже семь месяцев.

Внедрение было начато с алкогольного направления. Сразу же – в течение месяца – стало понятно, какой товар оборачивается хорошо, какой хуже, а какой явно застаивается. Раньше это было вовсе не очевидно.

Можно выделить еще два важных момента. Во-первых, удалось решить задачу алкогольной декларации – этот процесс традиционно трудоемок с точки зрения учета. Поскольку SAP не позволяет редактирование документов задним числом (вся информация уже находится в системе), не приходится ни проверять данные, ни корректировать. Другой проблемой были поставки ненужного товара, что, к сожалению, раньше случалось. Новая система просто не разрешает его принять, и поставщики поняли, что лучше не тратить на это время.

В конечном итоге мы ожидаем увидеть полный цикл движения товара – от поступления до оплаты покупки на кассе, а также получить возможность оценивать его прибыльность.

Почему было решено начать именно с алкогольной дистрибуции?

По техническим причинам. В нашей компании только у алкогольного направления нет контрагентов, пересекающихся с другими бизнесами. К тому же это самая трудоемкая для нас деятельность, осложненная тем, что в конце года появилась Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС), выпущенная Федеральной службой по регулированию алкогольного рынка. Ее внедрение не было запланировано – этого просто никто не ожидал. Благодаря оперативности команды «Двиджекс» мы стали одними из первых пользователей SAP, подключившихся к ЕГАИС.

Кроме того, по нашему мнению, в этом сегменте рынка больше всего порядка – государство жестко регулирует продажи алкогольной продукции.

Многие не согласны, что запрещение редактирования документов задним числом – благо, считая его в наших реалиях большим минусом…

На самом деле это большой плюс! От изменений идут все беды: партии сразу сбиваются, теряется прозрачность. Например, имея определенные права, можно вступить в сговор и нанести урон бизнесу. Мы пытаемся уйти от такого подхода везде.


К моменту завершения проекта весь бизнес будет переведен в единую учетную систему, это позволит нам максимально точно оценивать эффективность бизнеса


Из каких платформ выбирали и почему выбрано именно решение SAP?

Рассматривали ERP-системы нескольких производителей. Для одного ERP не являются основным бизнесом, и этому направлению не уделяется достаточно внимания. У другой платформы большие проблемы с подбором специалистов – на рынке их очень мало. Специалистов же SAP найти можно, пусть и довольно дорогих, – в Твери я без проблем собрал команду.

Получается, что кадровый вопрос был для вас чуть ли не ключевым?

Мы понимаем, что не будем бесконечно сидеть на поддержке у подрядчика. Нам нужны собственные компетенции. Политика компании ориентирована на использование своих ресурсов, на данный момент это выгоднее.

Насколько важную роль сыграло наличие у внедренцев отраслевой экспертизы?

Это был ключевой фактор при выборе партнера, которым в итоге стала команда компании «Двиджекс». Было несколько весьма достойных кандидатов с почти одинаковой экспертизой. Тендер длился довольно долго. Выбирали не столько компанию-партнера, сколько конкретную команду, и особое внимание уделяли опыту реализации похожих проектов и наличию необходимых сертификатов. К сожалению, у многих компаний богатая история, а хорошей команды уже нет.

Какая последовательность выполнения этапов проекта была выбрана и почему?

После запуска алкогольного направления планировалось внедрение на производстве, в остальной дистрибуции и затем в рознице. Далее предполагалось внедрить программу лояльности на базе SAP CRM. Но появление ЕГАИС внесло свои коррективы: интеграцию с системой пришлось включать в проект в качестве второго этапа, отложив все остальные работы, поэтому сроки сдвинулись. Кроме того, после изучения потребностей рынка более высокий приоритет получила программа лояльности: функционал CRM оказался очень нужен, поэтому его ввод в эксплуатацию был ускорен.

В итоге в мае удалось запустить производство и CRM. К настоящему моменту также автоматизировано направление дистрибуции на базе SAP ERP&EWM. Розница получит новый инструмент последней.

При выборе приоритетов учитывалась не только актуальность, но и сложность. Внедрение решения для розничных сетей будет самым сложным этапом в силу их распределенности, к тому же больше усилий потребуется для обучения персонала.

Как персонал принял новую систему?

Конечно, когда сотрудники впервые начинают реальную работу в системе, проблемы неизбежны. Проходить обучение – одно, а работать – совсем другое.

Первый день запуска, вроде бы все прошли обучение, разработаны инструкции для пользователей. Заходим – сотрудники не работают: «Мы не знаем, что делать». Приходилось в буквальном смысле садиться с каждым и контролировать, что человек делает. Тем не менее приемка и отгрузка товара осуществлялись сразу в новой системе.

Помогло то, что в наших офисах работают по большей части молодые сотрудники – 25–35 лет. В магазинах, например, гораздо больше людей старшего возраста. Но, как показывает опыт, если они работали в любой другой учетной системе, привыкание к новой проблем не вызывает.

Что на данный момент было самым сложным в реализации проекта?

Подготовка мастер-данных и «ломка» сотрудников после внедрения.

Мы перенесли мастер-данные из старых систем, но их качество оставляло желать лучшего. Впрочем, деятельности компании в целом это не мешало – наведением должного порядка занимались консультанты и складские менеджеры. Позднее мы учли свою ошибку и для новых модулей мастер-данные предварительно выверяли. После переноса «кривых» данных гораздо больше времени и сил тратится на выявление ошибок и их исправление. Лучше это сделать в старой системе.

Внедрение ERP практически не привело к снижению продуктивности работы сотрудников в первое время эксплуатации системы, а вот функционал управления складом привнес немало трудностей. Склады не были автоматизированы, люди никогда не работали с терминалами, и даже приходилось увеличивать число персонала, работающего в одной смене. Зато после внедрения системы появилась возможность контролировать действия каждого сотрудника. В будущем станем начислять зарплату буквально по шагам, увязав мотивацию грузчиков с совершенными ими действиями.

Вы планируете полный переход на SAP или что-то останется в старых системах?

К моменту завершения проекта весь бизнес будет переведен в единую учетную систему, это позволит нам максимально точно оценивать эффективность бизнеса.

Контакт с нами
Отправить

Выполните вход под своей учетной записью или зарегистрируйтесь, чтобы создать новую учетную запись.

Не зарегистрированы?

Еще не зарегистрированы? Получите доступ к 5000 эксклюзивных материалов, подпишитесь на новостную рассылку и управляйте ей.




Создать новый профиль