РЖД: бизнес-трансформация по плану

Крупнейший транспортный холдинг России использует для финансового планирования и бюджетного управления платформу SAP BPC.

Габил Абышов
Габил Абышов, генеральный директор ОЦРВ:
«Благодаря внедрению надежного и много-функционального продукта SAP удалось вовлечь в процесс бюджетного управления более 5 тыс. пользователей, которые представляют интересы подразделений РЖД по всей организационной иерархии».

ОАО «Российские железные дороги» не просто крупнейшая в стране транспортная и инфраструктурная компания, по сути, это целая отрасль с миллионной армией сотрудников. В течение последнего десятилетия ее структура подверглась существенным изменениям, и в результате ведомство, ранее представлявшее собой абсолютного монополиста в сфере железнодорожного транспорта, трансформировалось в современную бизнес-структуру, деятельность которой имеет большое социальное значение.

Из министерской вертикали РЖД превратились в холдинговую структуру, поставившую перед собой определенную цель – формирование и развитие конкурентного рынка железнодорожных перевозок. В рамках реструктуризации предусматривалось создание филиалов и дочерних обществ, сфокусированных на отдельных направлениях бизнеса. И одна из многих немаловажных задач, которые предстояло решить, состояла в эффективной организации финансового планирования и бюджетирования. Предприняв несколько не вполне удачных попыток автоматизации этих процессов, в 2009 году руководители финансово-экономического блока РЖД познакомились с возможностями платформы SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC).

ПЕРВЫЙ ЭТАП: БЮДЖЕТЫ

Генподрядчиком РЖД по внедрению финансово-экономических информационных систем на базе платформы SAP BPC стал «Отраслевой центр разработки и внедрения информационных систем» (ОЦРВ). «Продукт SAP BPC 7.0 сразу привлек наше внимание тем, что основным интерфейсом для работы с системой был Excel, – рассказал Габил Абышов, генеральный директор ОЦРВ, – поэтому с внедрением нового решения пользователям не пришлось бы изучать незнакомые инструменты». Можно было рассчитывать на минимальный уровень негативной реакции у персонала.

Первым крупным BPC-решением, запущенным в эксплуатацию в РЖД, стала Автоматизированная система бюджетного управления РЖД (АСБУ), созданная по заказу департамента планирования и бюджетирования (ныне – департамент экономики). В первую очередь система обеспечивала автоматизацию управления рентабельностью и выделения денежных средств, необходимых для операционной деятельности филиалов компании. Пользователями этого решения были сотрудники центрального аппарата РЖД и экономических служб крупнейших на тот момент филиалов – железных дорог. Уже в 2010 году шесть основных бюджетов компании, в том числе бюджеты закупок и затрат, формировались в АСБУ.

Когда в ходе реформирования отрасли начался этап выделения отдельных направлений деятельности и формирования на их базе вертикально интегрированных филиалов, дочерних и зависимых обществ, потребовалось реорганизовать процессы бюджетного управления и увеличить число участников этих процессов. Был выполнен перенос АСБУ на платформу SAP BPC 7.5, и к ней подключились работники финансово-экономического блока созданных центральных дирекций.

ШАГ ВТОРОЙ: НЕПРОФИЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Однако компания нуждалась в автоматизации планирования не только основного бизнеса. Не связанные с перевозками грузов и пассажиров направления, например ремонт подвижного состава клиентов, в ходе реформ превращались в самостоятельные сегменты бизнеса, генерирующие существенную дополнительную прибыль. Чтобы обеспечить более эффективное управление ими, в 2010 году на базе SAP BPC было разработано еще одно важное решение – Автоматизированная система планирования доходов и расходов от прочих видов деятельности (АС ППВД).

Поскольку команда ОЦРВ уже приобрела к этому времени достаточный опыт, реализация второго BPC-проекта, заказчиком которого стал департамент корпоративных финансов, шла намного быстрее. Система позволяла автоматизировать формирование бюджетных параметров в неперевозочных бизнес-сегментах, готовить сводные бюджеты и регламентированные отчеты.

«Пользователи быстро оценили преимущества продукта: его простота позволяет экономить время при формировании бюджетов, данные стали выверенными, согласованными и не требуют перепроверок», – отметил Кирилл Севергин, заместитель руководителя департамента финансовых систем ОЦРВ. За два года в систему были внесены тысячи изменений, выполненных по заявкам пользователей. Количество форм ввода выросло с 10 до 150, а отчетов – с 50 до 300.

ТРЕТЬЯ СТУПЕНЬ: В «ДЕСЯТКУ»

Кирилл Севергин
Кирилл Севергин, заместитель руководителя департамента финансовых систем ОЦРВ:
«Простота SAP BPC и вариативность ее настроек позволяли нам решать любые задачи, которые ставил заказчик».

С развитием процессов финансово-экономического управления возрастали и требования к автоматизации, поэтому к 2012 году накопилось солидное количество заявок на изменения, которые невозможно было реализовать в существующих версиях АСБУ и АС ППВД. Обеспечить их выполнение позволил выход новой версии SAP BPC 10.0.

К этому времени в структуре РЖД насчитывалось более 130 дочерних предприятий. Направления бизнеса, которыми они занимались, зачастую превращались в непрофильные для материнской компании, а значит, требовали расширения функциональности АС ППВД. Поэтому первый переход на SAP BPC 10.0 состоялся для этой системы, причем ее функционал был обновлен с учетом перспектив последующего развития. Так как полномочия корпоративного центра делегировались железным дорогам, в АС ППВД появились функции контроля целевых параметров на уровне региональных центров корпоративного управления, мониторинг выполнения программы мероприятий по повышению эффективности ПВД, а также система аналитической отчетности.

К 2012 году число пользователей АСБУ достигло 2 тыс. человек, а АС ППВД – 1,5 тыс. (примерно 50% из них работали в обеих системах). Переход на новую версию позволил значительно сократить трудозатраты при проведении бюджетной кампании, благодаря чему в управление операционной эффективностью были вовлечены региональные подразделения РЖД. «Возможно, бизнес-пользователи и не связывали успехи с продуктом, но для ИТ-блока эта связь была очевидна, – подчеркнул Севергин. – Именно простота SAP BPC и вариативность ее настроек позволяли нам решать любые задачи, которые ставил заказчик».

МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЙ ПРОРЫВ

Успешное внедрение АСБУ и АС ППВД дало толчок дальнейшему развитию методологии и автоматизации бюджетного управления и финансового планирования. В 2012 году – наряду с проведением работ по совершенствованию краткосрочного планирования – в РЖД активно развивались подходы к среднесрочному и долгосрочному финансовому планированию, которые стали предпосылками появления отдельной системы финансового планирования (АСФП) на базе SAP BPC 10.0. В системе, с которой работают более 50 сотрудников центрального аппарата, формируется финансовый план РЖД, который топ-менеджеры компании ежегодно представляют на утверждение в правительство РФ.

Платформа SAP оказалась настолько гибкой, что с ее помощью удавалось решать самые разные, порой неожиданные задачи. Например, при разработке стратегии развития потребовалось составить план не на 3-5 лет, как обычно, а на 20. «К нашему удивлению, никаких переделок не понадобилось», – заметил Севергин. Когда из правительства поступило распоряжение о том, что компания РЖД, как крупный налогоплательщик, обязана предоставлять данные о прогнозируемом поступлении налогов в бюджет, система финансового планирования тут же превратилась в инструмент налогового планирования. «BPC позволяет путем активации тех или иных режимов или небольшой настройки решать задачи, которые “прилетают” неожиданно», – подчеркнул Севергин.

ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ BPC ВРЖД

При увязке среднесрочного и краткосрочного планов компания столкнулась с методологической проблемой: в АСБУ на уровне филиалов РЖД формировались только экономические бюджеты, а финансовые оставались прерогативой центрального аппарата. Полного цикла планирования на уровне филиала не существовало. Чтобы решить эту проблему, пришлось модернизировать АСБУ. Для приведения системы бюджетного управления в соответствие с задачами финансового планирования был разработан Единый бюджетный классификатор (ЕБК), описывающий все бюджетные формы и показатели, а также порядок их формирования.

«Мы смогли определить единые правила бюджетирования, независимо от того, идет ли речь о филиале, холдинге или материнской компании, о годовом или месячном плане. Это помогло нам перейти на новый уровень понимания бизнеса», – отметил Дмитрий Орлов, руководитель группы методологии и бизнес-анализа департамента финансовых систем ОЦРВ.

Система бюджетного управления должна быть динамичной – уметь решать задачи, которые ставятся руководством «здесь и сейчас». «Поэтому в АСБУ требовалось привнести элемент самосовершенствования, чтобы система могла изменяться сама. Внедрение ЕБК помогло нам достичь этой цели», – отметил Орлов. Заказчик описывает важные для него показатели в ЕБК, этот документ загружается в BPC как комплекс настроечных таблиц, и, работая с ними, система сама определяет, как следует построить форму ввода для конкретного пользователя. Это позволило сократить время переходов к новым моделям бюджетирования до пяти рабочих дней. Сегодня на основе ЕБК построены все системы планирования и бюджетирования РЖД.

По мере развития методологии в АС ППВД появились новые функции автоматической корректировки параметров по доходам, поступающим от прочих видов деятельности, и соответствующих расходов. Для детального анализа бюджетных показателей система интегрирована с 11 внешними источниками фактических данных – бухгалтерскими, финансовыми и производственными системами. Когда в 2014-2015 годах полигон планирования расширился до уровня линейных предприятий, которых в РЖД уже более 1,5 тыс., АС ППВД пополнилась функциями планирования производственно-экономических показателей на базовом уровне организационной иерархии РЖД – в линейных подразделениях.


Число пользователей
2012 год - 2 тыс.
2015 год - 5 тыс.

Продолжала развиваться и АСБУ: в 2014-2015 годах в формирование бюджетных форм были вовлечены пользователи региональных подразделений филиалов (раньше эти функции были доступны только работникам аппарата управления филиалов). Возрастало количество бюджетных показателей, для которых обеспечивалось формирование и получение фактических данных из систем учета и отчетности. «SAP BPC обеспечивает быструю интеграцию, в том числе с внешними платформами, благодаря чему пользователям предоставляется надежный инструмент для план-факт-анализа исполнения бюджета и сокращается время подготовки материалов для аналитики», – отметил Абышов.

Сегодня в РЖД сформирован комплекс систем финансового планирования и бюджетного управления. АСФП формирует целевые параметры компании в целом, которые утверждаются советом директоров РЖД и согласуются с правительством РФ. На основе этих параметров создаются целевые показатели филиалов. При этом АС ППВД передает в АСБУ данные на текущий год, а в АСФП – на три-пять лет.

ПОПОЛНЕНИЕ В СЕМЬЕ BPC-СИСТЕМ

Дмитрий Орлов
Дмитрий Орлов, руководитель группы методологии и бизнес-анализа департамента финансовых систем ОЦРВ:
«Мы смогли определить единые правила бюджетирования, независимо от того, идет ли речь о филиале, холдинге или материнской компании. Это помогло нам перейти на новый уровень понимания бизнеса».

После преобразования РЖД в транспортный холдинг потребовалось автоматизировать планирование и анализ выполнения планов в рамках внутрихолдинговой системы взаиморасчетов. С этой целью была создана еще одна «ветка» BPC – Автоматизированная система управления задолженностью, расчетами и ликвидностью группы компаний РЖД (АСУ ВРС). Система включает три подсистемы: для расчетов с пригородными пассажирскими компаниями, внутрикорпоративных расчетов и ведения ежедневного платежного календаря.

При помощи АСУ ВРС автоматизирована плановая выверка внутригрупповых оборотов в части дебиторской и кредиторской задолженности. Раньше такая выверка производилась по отчетности раз в полгода, но управленческие решения невозможно принимать на основании данных полугодовой давности. «АСУ ВРС позволила решить эту проблему: теперь мы можем в любое время увидеть, какие дочерние компании не выполняют своих обязательств», – отметил Севергин.

В 2014 году эволюция бюджетного управления и финансового планирования вышла на следующий виток – в РЖД были внедрены процессный и нормативно-целевой подходы. Семейство ВРС-систем пополнилось Автоматизированной системой бюджетного управления в части нормативно-целевого бюджетирования (АСБУ НЦБ). Ее главная задача – формирование расшифровок целевых бюджетных параметров и создание аналитических отчетов для факторного анализа себестоимости операционной деятельности.

Кроме того, в 2016 году в эксплуатацию будет передана Автоматизированная система нормативно-целевого бюджетирования (АС НЦБ). Поскольку она будет интегрирована более чем с 20 информационными системами, которые используются производственным блоком РЖД, появится возможность не только формировать бюджетные параметры по перевозочным видам деятельности, но и оперативно оценивать их выполнение.

ИТОГИ И ПЕРСПЕКТИВЫ


Сегодня с системами на базе SAP BPC работает более 3 тыс. подразделений РЖД

Комплекс систем SAP BPC стал одним из основных инструментов, с помощью которых в РЖД добиваются большей эффективности финансово-экономического управления. Созданное единое информационное пространство позволяет решать как глобальные, так и локальные задачи. За период с 2010-го по 2014 год сроки проведения бюджетной кампании сократились в 1,5 раза, при этом формируются уже не шесть, а 40 бюджетов, в том числе финансовый план, то есть объем информации и число участников процесса значительно возросли.Сегодня с системами на базе SAP BPC работает более 3 тыс. подразделений РЖД. «Благодаря внедрению надежного и многофункционального продукта SAP удалось вовлечь в процесс бюджетного управления более 5 тыс. пользователей, которые представляют интересы подразделений РЖД по всей организационной иерархии», – подчеркнул Габил Абышов.

По оценке ОЦРВ, на ближайшие пять лет потребность в SAP BPC составляет 15-20 тыс. рабочих мест. В настоящее время в компании изучаются перспективы перехода на новую версию платформы SAP. «Передовые разработки SAP в области планирования и консолидации, такие как SAP BPC 10.1, способствуют совершенствованию бизнес-процессов, связанных как с финансово-экономическим, так и с производственным аспектом деятельности, и позволят реализовать новые подходы к построению системы бюджетного управления РЖД», – подчеркнул Абышов.

Контакт с нами
Отправить

Выполните вход под своей учетной записью или зарегистрируйтесь, чтобы создать новую учетную запись.

Не зарегистрированы?

Еще не зарегистрированы? Получите доступ к 5000 эксклюзивных материалов, подпишитесь на новостную рассылку и управляйте ей.




Создать новый профиль