Повышение лояльности через ускорение движения документов

Юридически значимый электронный документооборот помогает компании АББ упростить взаимодействие с клиентами.

Андрей Маркин
Андрей Маркин, архитектор решений отдела бизнес-приложений компании АББ:
«Внедрение ЮЗЭДО с клиентами – это инвестиции в дальнейшее развитие АББ».

АББ – одна из крупнейших на российском рынке инжиниринговых и электротехнических компаний – весьма дорожит своими клиентами и стремится сделать все от нее зависящее, чтобы повысить их лояльность. Добиться этого было бы невозможно без максимально удобных средств взаимодействия, предоставляемых современными ИТ. В частности, с помощью электронного документооборота (ЭДО) компании удалось существенно повысить оперативность выполнения заказов и сократить сроки поставок продукции.

Российская группа концерна АББ, одного из давних клиентов компании SAP в России, уже более шести лет использует внутрикорпоративную систему ЭДО на базе проприетарного формата SAP Idoc (Intermediate Document) для управления логистическими операциями. С ее помощью осуществляется размещение и сопровождение заказов в ERP-системах самой компании и ее партнеров – производителей продукции АББ: заявки автоматически передаются от подразделений, отвечающих за продажу продукции, в производственные структуры концерна, которые в свою очередь информируют специалистов по продажам о степени готовности заказов и датах их отгрузки. Такой подход помогает сократить сроки поставок конечным потребителям и заодно обеспечить загрузку производственных мощностей концерна.

В 2013 году руководство АББ приняло решение расширить область использования ЭДО, в том числе и юридически значимого, чтобы выстроить более тесное взаимодействие с клиентами. Как поясняет Андрей Маркин, архитектор решений отдела бизнес-приложений компании АББ, речь идет о создании единого информационного пространства, в рамках которого дистрибьюторы АББ смогут выступать в качестве подразделений продаж, что позволяет исключить операции по двойному заведению бизнес-транзакций в системах – участниках ЭДО, снижает фактор человеческих ошибок при их выполнении, делает прозрачным и контролируемым процесс передачи информации, позволяет снижать сроки поставок продукции конечным клиентам. Все перечисленное способствует увеличению уровня удовлетворенности не только непосредственных заказчиков, но и простых покупателей продукции АББ, конечных клиентов компании.


В АББ положительно оценивают результаты проекта. Отмечаются небольшие затраты на внедрение, а также высокая скорость выполнения поставленных задач

Другой целью проекта было устранение одной из проблем бумажного документооборота, с которой сталкивается АББ, да и любая компания с высокой интенсивностью оборота и большим количеством первичных документов, – несвоевременный возврат или невозврат комплекта подписанных документов от клиента. ЮЗЭДО позволяет решать ее достаточно эффективно. Конечно, он не сможет принудить покупателя принять или подписать пакет документов, но оператор межкорпоративного ЭДО, как ключевой участник процесса обмена, сможет точно подтвердить факт доставки электронного документа получателю.

Инициатором проекта выступил Александр Волков, главный бухгалтер АББ, руководитель Единого учетного центра компании.

Российская группа концерна является импортером продукции АББ и осуществляет ее продажу в России. Как следствие, основным потребителем ЮЗЭДО является отдел по работе с дебиторами Единого учетного центра. Среди требований, которые заказчик предъявлял к системе ЭДО для работы с контрагентами, были совместимость с системами и форматами SAP, простота в использовании (чтобы исключить лишние звенья из схемы обмена) и сопровождении (обслуживание собственными силами позволяет экономить).

СВЕЖЕЕ РЕШЕНИЕ

Коллеги из SAP заблаговременно проинформировали специалистов АББ о планах по реализации функциональности ЮЗЭДО для работы с контрагентами в SAP ERP, и это решение было включено в число кандидатов на внедрение. Кроме него рассматривались две конкурирующие системы, но стоимость их внедрения и сопровождения оказалась значительно выше. В результате выбор пал на функциональность SAP.

В ходе внедрения предстояло адаптировать решение SAP для ЮЗЭДО к требованиям АББ, в частности обеспечить интеграцию с веб-сервисами оператора межкорпоративного ЭДО «Диадок», компании СКБ «Контур», а также с внутрикорпоративным решением Basware IP, применяемым для обработки входящих счетов-фактур. Для интеграции с сервисами операторов ЭДО решение SAP предоставляет возможность создания клиентских расширений на базе технологии Business AdIn, а наличие у «Диадока» открытого и хорошо задокументированного интерфейса API позволяет достаточно быстро создавать интеграционные решения.

«Для реализации были приглашены специалисты группы ITG Consulting из компаний “Фиктон” и “БК Софт”, которые на тот момент уже имели опыт работы с API “Диадок”, – отмечает Андрей Маркин. – Имеющиеся у этих компаний наработки по интеграции с сервисом в области неформализованного документооборота помогли значительно сократить время на подготовку решения по ЮЗЭДО».

ПРОЕКТ В ДВА ХОДА


На ЮЗЭДО пока перешло 11 клиентов АББ, но это уже снизило на 20% исходящий поток бумажных документов

Функциональность решения SAP по ЮЗЭДО выпускалась на рынок в два этапа, и потому его внедрение в АББ также проходило в два этапа. Сначала, в 2013 году, был реализован входящий и исходящий обмен электронными счетами-фактурами. Входящий поток документов был интегрирован с Basware IP – с помощью этого ПО выполняется первичная регистрация счетов-фактур, их распознавание и обогащение данными с последующей передачей в модули MM и FI системы SAP ERP. Этот этап затронул отделы по работе с кредиторами и дебиторами Единого учетного центра АББ.

Ключевым направлением второго этапа, завершенного в конце 2014 года, стало внедрение ЮЗЭДО при обмене товарными накладными и актами выполненных работ. Процесс подготовки исходящих бумажных первичных документов оставили в ведении службы складской логистики, а подготовку, подписание и отправку их электронных версий возложили на Единый учетный центр.

Стандартное решение компании SAP по ЮЗЭДО адаптировала команда «Фиткон», ее технической реализацией занимались специалисты «БК Софт». «На втором этапе большую часть работ мы выполнили самостоятельно, используя наработки “Фиткон” и “БК Софт”, – поясняет Андрей Маркин. – Нам была передана подробная документация по настройке решения и рабочих мест, а также пользовательские инструкции. Кроме того, коллеги провели обучение наших ИТ-специалистов, которые в свою очередь обучили пользователей».

КЛЮЧЕВОЙ ПРОЦЕСС

АББ пользуется сервисом складских услуг, предоставляемым одним из логистических провайдеров. До внедрения ЭДО после завершения отгрузки заказа провайдер отправлял подготовленное в формате SAP Idoc уведомление об этом в систему SAP ERP компании АББ, которая регистрировала операцию отпуска материала по исходящей поставке. Вслед за этим сотрудники службы складской логистики АББ получали уведомление о необходимости создания счета-фактуры. Затем комплект документов автоматически отправлялся на принтер, после чего его заверяли печатью и передавали сотрудникам провайдера или водителю, который принял заказ.

После внедрения ЭДО покупателям АББ, включенным в систему ЭДО, уже нет необходимости распечатывать документы. Сотрудник службы складской логистики открывает в системе журнал передаточных документов, находит запись по номеру счета-фактуры и подписывает документ электронной подписью. Пакет документов отправляет сотрудник Единого учетного центра после того, как подпишет счет-фактуру своей электронной подписью. Отправка исходящих электронных сообщений в сервис «Диадок» производится в онлайн-режиме. Получение новых входящих и сервисных сообщений осуществляется каждые 10 минут в ходе выполнения фонового задания в SAP ERP.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

В АББ положительно оценивают результаты проекта. Отмечаются небольшие затраты на внедрение (часть работ на втором этапе выполнялась собственными силами), а также высокая скорость выполнения поставленных задач – на каждый этап ушло по три месяца.

Успеху проекта в наибольшей степени способствовало то, что руководство компании ясно понимало необходимость внедрения системы ЮЗЭДО для работы с контрагентами и активно поддержало планы по построению сквозного ЭДО с клиентами, позволяющего передавать им и электронные счета-фактуры, и накладные, и акты выполненных работ.

На ЮЗЭДО пока перешло всего 11 клиентов АББ, но это уже снизило на 20% исходящий поток бумажных первичных документов. «Внедрение ЮЗЭДО с клиентами – это инвестиции в дальнейшее развитие АББ», – считает Андрей Маркин. По его словам, прямой экономии проект не дает – выгода ЮЗЭДО заключается скорее в более быстром продвижении документов, с помощью которого клиенты могут лучше планировать свои складские и производственные мощности, а также в уменьшении налоговых рисков при оценке документов со стороны контролирующих органов.

В АББ рассчитывают, что круг компаний, применяющих ЮЗЭДО, будет расширяться, и прикладывают усилия, чтобы ускорить этот процесс. В прошлом году были проведены встречи с крупными клиентами для уточнения их возможностей, потребностей и пожеланий в области ЭДО, а в конце года начата реализация нескольких проектов, некоторые из них уже находятся в стадии пользовательского тестирования.

«Хочу отметить, что благодаря постоянной работе компании SAP по улучшению и сопровождению своих систем нам не приходится собственными силами корректировать или дорабатывать решение для ЮЗЭДО, чтобы обеспечить его соответствие изменениям в законодательстве», – резюмирует Андрей Маркин.

Контакт с нами
Отправить

Выполните вход под своей учетной записью или зарегистрируйтесь, чтобы создать новую учетную запись.

Не зарегистрированы?

Еще не зарегистрированы? Получите доступ к 5000 эксклюзивных материалов, подпишитесь на новостную рассылку и управляйте ей.




Создать новый профиль