Цифровые закупки: выход за рамки

О том, каким становится процесс закупок в результате цифровой трансформации, рассказывает Наталья Бахвалова, ведущий консультант практики управления цепочками поставок компании Deloitte СНГ.

Наталья Бахвалова
Наталья Бахвалова, ведущий консультант практики управления цепочками поставок Deloitte СНГ:
«Digital procurement – это выходящее за рамки компании решение, которое позволяет автоматизировать весь закупочный процесс и управлять им из любой точки мира».

► Рынку привычен термин «автоматизация закупок». Сейчас мы все чаще говорим об их цифровой трансформации (digital procurement). Это модный синоним или новое качество процесса?

Автоматизация закупок связана с конкретными инструментами и программами, используемыми в офисе. Digital procurement – это выходящее за рамки компании решение, чаще всего облачное, которое позволяет автоматизировать весь закупочный процесс и управлять им из любой точки мира. Digital procurement дает неограниченные возможности реализации всех закупочных транзакций посредством планшета или смартфона, используя ресурсы сети.

 Что меняется в компании, перешедшей на цифровые закупки?

Происходящие изменения можно описать как движение вверх и вперед: меняется прежде всего скорость управления процессами и их эффективность – с помощью цифровых закупок можно совершать несколько технически сложных операций в одно и то же время.

 На каких участках процесса закупок автоматизация обеспечит наибольшую эффективность? Где зоны «цифрового роста» в этом процессе?

Наиболее эффективна автоматизация процессов поиска и первичного отбора поставщиков. Современные системы после формирования запроса автоматически направляют компании к подходящим поставщикам, благодаря чему существенно сокращаются и затраты, и время. Например, в Интернете за час поиска можно найти 8‒12 компаний, после чего все равно необходимо отправлять запрос отдельно в каждую компанию, а с помощью SAP Ariba тот же результат достигается всего за 10‒15 минут – эффективность поиска повышается в пять‒шесть раз.

Вторая «зона роста» – анализ полученных предложений. Современные методы определят победителя всего за 5‒10 минут после закрытия тендера или аукциона. Кроме того, нет необходимости в сборе членов тендерного комитета – результаты доступны в режиме онлайн, и можно в любой момент подключить к обсуждению нужных ответственных лиц. Таким образом, потери времени значительно сокращаются, а точность оценки возрастает.

Еще одна область повышения эффективности – аналитика и планирование. Цифровые инструменты для формирования системы ключевых показателей эффективности, аналитики, интегрированного планирования и прогнозирования позволяют перейти на новый уровень оперативности и точности в принятии различных решений.

 Какие причины могут подтолкнуть компании к преобразованиям процесса закупок?

Во-первых, операционная неэффективность. Закупочные подразделения крупных компаний с распределенной региональной структурой часто выполняют дублирующие функции; например, филиалы закупают канцелярские принадлежности у множества поставщиков по разной цене, немало времени тратят на поиск поставщиков, выбор, заключение и поддержку контракта. При централизации закупок потребности суммируются и в качестве консолидированного заказа направляются поставщику. Для компании это двойная выгода: снижается стоимость закупаемых товаров и количество сотрудников, задействованных в закупочном процессе.

Во-вторых, стремление повысить прибыльность. Например, компания замечает падение продаж и начинает детально анализировать цепочки поставок. Выясняется, что товары не поступили на склад вовремя, а причина – в отсутствии информации о возросшем спросе. Очевидно, что наступило время задуматься о переходе к современным информационным системам с функциями интегрированного планирования и автоматизации.

 В каких отраслях тренд цифровой трансформации закупок проявляется наиболее ярко?

Лидируют компании телекоммуникационного, финансового и потребительского секторов. Они уже обладают необходимыми мощностями и ресурсами, давно и успешно используют электронные площадки для тендеров и аукционов, а также облачные технологии в области стратегического сорсинга, организации Р2Р-процесса, управления цепочками поставок и аналитики.

В ресурсных компаниях (как правило, это огромные предприятия, расположенные на значительном удалении от центрального офиса) переход может быть более трудоемким. Здесь требуется больше времени для внедрения изменений, обучения персонала, настройки работы с новыми электронными технологиями и устройствами.

 Какие советы вы бы дали компании, начинающей проект оптимизации закупок?

В первую очередь, следует оценить, какие факторы более всего влияют на эффективность: что можно улучшить и где компания несет наибольшие потери.

Во-вторых, четко определить объем автоматизации – будет ли она затрагивать только непрямые закупки, весь закупочный блок или всю систему планирования, закупок, производства, транспортировки и реализации продукции.

Третий момент – это анализ накопленного опыта в области оптимизации и автоматизации процессов закупок и управления цепочками поставок. Важно учесть опыт российских и зарубежных коллег, а также работать с проверенными партнерами, которые помогут оценить основные проблемы, найти варианты решений и реализовать планы по автоматизации и оптимизации закупок и интегрированному управлению цепочками поставок.


Андрей Полыгаев, руководитель направления «Управление закупками» SAP СНГ:

«Ключевым признаком цифровой трансформации является исключение человека из рутинных операций закупки. И в этом одно из основных ее отличий от автоматизации. Простая закупка схематично выглядит так: покупатель находит поставщика, запрашивает у него цену, тот отвечает, после чего начинаются переговоры о корректировке цены и в конце концов стороны приходят к решению о сделке. Автоматизация позволила сделать процесс “вопрос-ответ” максимально удобным, покупатель может спросить поставщика о цене продукции, находясь за тысячи километров от него, днем или ночью…. При этом главное осталось неизменным: один человек должен направить запрос, второй – ответить. Цифровая трансформация позволяет сделать так, что спрашивать уже не нужно!

Представим себе, например, производственное предприятие. Системы автоматически отслеживают параметры оборудования, диагностируют отклонения, по ремонтной карте определяют, какое обслуживание или ремонт понадобятся. Если требуются запчасти, решается вопрос об их заказе: можно автоматически проверить остатки на складе, а при их отсутствии сформировать запрос о сроках и стоимости товара заранее отобранному пулу поставщиков. Эти поставщики направляют свои предложения, система закупок автоматически сравнивает их по заданным критериям (предварительно сформированным специалистом), выбирает лучшее и размещает заказ у победителя тендера. Выбранный поставщик подтверждает заказ и уведомляет об отгрузке. Остается только проверить товары при приемке и подтвердить совершение сделки в системе.

Таким образом, цифровая трансформация создает целостную бизнес-экосистему, самостоятельно балансирующую потребности и поставки. Это кардинально изменит философию функции снабжения. Останется ли в ней место для человека? Безусловно, да. Останется ли этот человек прежним? Безусловно, нет: рутинные операции типа кликанья по кнопке “ОК” для перехода на следующий этап устранятся. В большей степени потребуется вдумчивая работа по формированию алгоритмов оптимизации, расширится человеческое общение для обсуждения неалгоритмизируемых задач, – словом, появятся новые возможности, о которых мы сейчас можем только догадываться».


Контакт с нами
Отправить

Выполните вход под своей учетной записью или зарегистрируйтесь, чтобы создать новую учетную запись.

Не зарегистрированы?

Еще не зарегистрированы? Получите доступ к 5000 эксклюзивных материалов, подпишитесь на новостную рассылку и управляйте ей.




Создать новый профиль