SAP S/4HANA Finance приближает будущее

Четвертая индустриальная революция и прорывное развитие технологий заставили компанию SAP принципиально пересмотреть технологическую основу своего ключевого продукта — SAP ERP. В начале 2015 года SAP объявила о новом поколении ERP — SAP S/4HANA. Первым компонентом инновационной платформы стало решение SAP S/4HANA Finance. Чего следует ожидать от новинки? Как SAP S/4HANA Finance изменит работу финансово-экономической службы в ближайшем будущем?

Прошлое

Екатерина Осорина
Екатерина Осорина, менеджер по развитию бизнеса SAP СНГ/Финансовые решения

Вспомним, как велся финансовый учет на российских предприятиях 20 лет назад. Первичные документы вносились в учетные системы неспешно, о затратах на производство узнавали только в конце периода, и не дай бог перенести ответственность за регистрацию хозяйственных операций на кладовщика или в производственный цех — священное право вносить проводки принадлежало исключительно бухгалтеру. В конце периода следовал ежеквартальный расчет себестоимости, обычно котловым методом, без детальной аналитики, ведь бухгалтерии аналитика не нужна, ее основная задача — аккуратно рассчитать налоги. После закрытия периода к разбору базы бухгалтерского учета приступали экономисты, которые вручную перекладывали и детализировали собранные бухгалтерами показатели в показатели управленческого учета. И наконец появлялось понимание финансового результата.

Хорошо, если он положительный, а если отрицательный? Тогда необходимо покопаться в отклонениях, понять корневую причину. Этим неблагодарным делом занимается экономист — одновременно с бухгалтером он также ведет учет затрат, чаще всего в Excel, в нужных для анализа разрезах. Когда причина будет найдена, руководитель примет решение о способах исправления ситуации на следующий период, но где гарантия, что именно эта причина отклонения повторится? Возможно, всплывут совсем другие проблемы, которые занизят результат периода, но об этом руководитель снова узнает лишь «посмертно».

Настоящее

В 2000-х руководители получили более оперативный доступ к информации о деятельности своего предприятия благодаря внедрению ERP-систем, основная идеология которых — незамедлительный ввод информации о хозяйственной операции в том месте, где она осуществляется. Например, поступление материала на склад вводит кладовщик в момент приемки, а не бухгалтер спустя 3-5 дней, когда служба материально-технического снабжения донесет до него документы. При этом автоматически формируется бухгалтерская проводка со всеми необходимыми для управленческого учета аналитическими признаками – место возникновения затрат, мероприятие, проект, продукт, клиент, регион и т. д. Такой подход повышает оперативность получения финансовых показателей. Руководитель способен вовремя заметить симптомы назревающих проблем и сможет их предотвратить.

Сведения о состоянии дел выводятся на информационные панели, или дэшборды, руководителя, где отображаются данные из различных финансовых и производственных систем. Но к этим данным возникают два вопроса. Во-первых, насколько они актуальны, а во-вторых, как с их помощью понять причину отклонений. Отчеты, формируемые посредством выгрузки, обычно не позволяют сделать более детальный анализ финансового показателя, и приходится отправлять экономиста за расшифровками, на что может уйти от нескольких часов до нескольких дней.

В условиях растущей конкуренции и волатильности рынка руководителям приходится ежедневно решать сложные экономические задачи. Из практики: на одном из металлургических предприятий при заключении краткосрочных сбытовых контрактов трейдеры должны понимать точную себестоимость продукции на текущий момент, чтобы правильно установить цену продажи. Другой пример: в крупном химическом холдинге маркетологи отслеживают ежедневную динамику цен на готовую продукцию и прогнозируют их изменение на следующую неделю. На основе этой информации производственная программа корректируется таким образом, чтобы увеличить объемы производства продукта с более высокой прогнозной ценой и сократить выпуск дешевого. Для решения таких задач руководителю нужна информация об оперативных производственно-финансовых показателях предприятия и поступление внешних данных (курсы валют, биржевые котировки и т.д.) в режиме онлайн.

Волатильность рынка также поставила на повестку дня необходимость более частого, чем раз в месяц, закрытия отчетного периода. Руководители хотят видеть финансовый результат каждую декаду, каждую неделю и даже ежедневно.

Помимо оперативных экономических запросов они обращаются к директорам по экономике и финансам с вопросами, связанными с будущим предприятия:

  • Какова будет доля выручки от актива, если мы приобретем его?

  • Насколько увеличатся прибыль и темпы роста в случае изменения нашей бизнес-модели?

  • Конкурент запустил новый продукт. Что поможет нам выполнить план?

  • Через неделю конец квартала. Каков предварительный финансовый результат?

По данным CFO.com Research, сегодня директору по экономике и финансам приходится тратить 72% своего рабочего времени на решение оперативных задач, а стратегическим — моделированию и прогнозированию деятельности — уделяется совсем немного.

Появление технологий in-memory и решения SAP S/4HANA Finance дают возможность изменить ситуацию.

SAP S/4HANA Finance

Волатильность рынка
Волатильность рынка поставила на повестку дня необходимость более частого, чем раз в месяц, закрытия отчетного периода

SAP S/4HANA Finance — новейшая версия финансового решения SAP, которая содержит передовые инструменты для бухгалтерского и управленческого учета, управления наличностью и финансового планирования.

Решение работает исключительно на SAP HANA. SAP S/4HANA Finance замещает прежние финансовые и контроллинговые компоненты SAP ERP, сохраняя интеграцию со всеми остальными модулями — логистикой, производством и др. Компания SAP предоставляет сервисы миграции на SAP S/4HANA Finance с предыдущих версий SAP ERP.

Компания SAP понимает, что управление финансами по своей сути не может быть простым. Речь идет об упрощениях, которые стали возможны благодаря стратегическим технологиям SAP: упрощение архитектуры (HANA), упрощение пользовательского интерфейса (Fiori), упрощение способа потребления продуктов SAP (облако).

Упрощение архитектуры и новый бухгалтерский/управленческий учет

Новая архитектура на базе HANA объединяет транзакционный и аналитический уровни и обеспечивает «единую версию правды» — общие модель данных и место для размещения транзакционных данных, анализа и отчетности вместо нескольких систем с различными моделями. Такая архитектура позволяет реализовать отчетность «на лету» непосредственно в ERP-системе. Нет необходимости тратить время на передачу данных в хранилище SAP BW. Тем не менее преждевременно говорить о том, что SAP BW в ближайшее время исчезнет из корпоративных ландшафтов. Данное решение остается актуальным для формирования агрегированной отчетности, когда информацию требуется собрать из нескольких источников.

Упрощенная архитектура позволяет реализовать новые подходы к управлению финансами. Благодаря более простым процедурам и сокращению времени обработки транзакций в SAP S/4HANAдлительность закрытия финансового периода серьезно уменьшилась. Доступным стал, например, сценарий «мягкого» закрытия (soft closing), который позволяет провести не все, а лишь ключевые операции закрытия для примерной оценки текущего финансового результата.

Работа директора по экономике и финансам также значительно меняется. Аналитические панели новой системы берут данные непосредственно из базы данных SAP HANA и выводят ключевые показатели деятельности и аналитические отчеты в режиме онлайн, позволяя при необходимости «провалиться» вплоть до первичного документа. Выделение красным цветом отстающих показателей привлекает внимание руководителя к проблемным областям.

Новое управление наличностью

Благодаря анализу в реальном времени и инновационному интерфейсу решение SAP по управлению наличностью (SAP Cash Management powered by HANA) повышает эффективность управления денежными средствами. Благодаря поддержке онлайн-соединения с банком информация по остаткам средств доступна в реальном времени. Анализ денежной позиции и прогноз ликвидности выполняются на основе данных из нескольких систем SAP и сторонних систем. Кроме того, решение обеспечивает централизованное управление банковскими счетами, интегрированное планирование ликвидности и многие другие возможности.

По данным SAP Benchmarking, при использовании этого решения стоимость привлеченного капитала снижается на 28%.

Интегрированное финансовое планирование

Еще одно упрощение архитектуры – встроенный в ERP функционал бизнес-планирования. Ранее приложение SAP для задач бизнес-планирования и бюджетирования (SAP Business Planning andConsolidation) существовало отдельно, теперь оно доступно внутри ERP-системы и работает на единой с ней модели данных. Это позволяет значительно сократить время, затрачиваемое на этот процесс, устранить затраты на синхронизацию данных между системами и получить план/факт-отчетность в режиме онлайн.

Единая среда для составления планов корпоративного и оперативного уровней делает возможным сквозное планирование показателей холдинга и обеспечивает прямую связь между функциональными бюджетами, бюджетами подразделений и консолидированными бюджетами.

Кроме того, плановое приложение, имеющее прямой доступ к историческим данным, с помощью встроенных инструментов моделирования и симуляции позволяет реализовать динамическое планирование и прогнозирование финансового результата.

Согласно SAP Benchmarking, решение обеспечивает сокращение затрат на составление бюджета на 36%.

Упрощение пользовательского интерфейса

С появлением в SAP S/4HANA набора интерфейсных приложений Fiori принципиально меняется способ работы с системой. Теперь это не отдельные транзакции, а бизнес-приложения, предназначенные для определенных пользовательских ролей – бухгалтера по работе с дебиторами, казначея, менеджера по закрытию периода и др. Приложения представляют собой набор оперативных ключевых показателей, которые цветовой графикой фокусируют внимание пользователя на работе с отклонениями и особыми ситуациями. Каждый показатель рассчитывается в режиме онлайн на базе первичных документов и подсвечивается красным, если его значение ниже порогового. Интерфейс дополнен сервисом мгновенного обмена сообщениями в группе (SAP JAM) и неструктурированного поиска. Важно отметить, что SAP S/4HANA Finance доступна с любых мобильных устройств.

Также появились совершенно новые приложения, меняющие традиционную логику работы с тем или иным процессом, например выверка накладной на поступление материала и входящего счета-фактуры. При использовании таких приложений трудоемкость обработки процессов снижается в два раза: на 50% уменьшено число заполняемых полей, приходится делать в два раза меньше кликов, на 90% сокращается количество переходов между экранами.

В чем выгода от упрощенного интерфейса? Это быстрое включение нового сотрудника в продуктивную деятельность, снижение затрат на обучение и повышение производительности труда за счет ускорения операций. А главное — работа становится в радость!

Облачная модель

SAP S/4HANA Finance поддерживает любой вариант развертывания — локальный (on-premise), облачную и гибридную схемы.

Простота облачного варианта заключается в том, что клиенту не нужно заботиться об организации и поддержке бесперебойной работы инфраструктуры — этим займутся специалисты SAP, он же может сосредоточиться на системе и быстрее начать с ней работать. Основное преимущество облачного размещения — экономия затрат на оборудование и инфраструктуру.

Важно отметить, что свои облачные сервисы SAP предоставляет из центра обработки данных, который находится в России, полностью соответствует требованиям законодательства РФ и имеет все необходимые сертификаты.

Будущее финансов

Новая архитектура данных SAP S/4HANA Finance, построенная на технологии HANA, закладывает фундамент для решения еще более амбициозных задач. Уже сейчас можно представить, как будут работать финансы в недалеком будущем.

Мгновенное закрытие

Благодаря постоянному совершенствованию учетных технологий процесс закрытия финансового периода в его сегодняшнем виде исчезнет. Ввод операций будет происходить на местах следующим образом: движение материалов фиксируют роботы, информация мгновенно передается в систему учета, счета-фактуры между поставщиками и подрядчиками пересылаются в электронном виде, косвенные расходы вносятся начислениями. Но главное, при вводе каждой операции все перерасчеты в системе, необходимые для закрытия, будут производиться в фоновом режиме, и руководитель сможет в любой момент времени видеть текущий финансовый результат.

Прогнозирование финансового результата на основе статистики

В настоящее время для прогнозирования финансов обычно используются несложные математические методы, но не за горами истинное прогнозирование — формирование наиболее вероятных сценариев относительно выручки, маржи и операционных затрат на основе анализа внутренней и внешней статистики.

Уже сейчас прогнозные инструменты, такие как SAP Predictive Analytics, на основе анализа исторических данных способны выявлять скрытые закономерности, которые помогут в прогнозировании будущих событий. Например, можно предсказать уровень собираемости дебиторской задолженности на основе анализа исполнения контрактов контрагентов за последние три-семь лет или смоделировать, как увеличение штата сотрудников повлияет на выручку.

В будущем комплексная модель прогнозирования на базе данных из внутренних и внешних источников позволит руководителям ежедневно формировать прогнозные отчеты о прибылях и убытках, анализировать причины отклонений и принимать упреждающие решения. По данным SAPBenchmarking, такие системы помогут улучшить финансовый результат на 3‒5%.

Быстрое слияние компаний

Подключение нового подразделения к корпоративной системе управления — длительный и трудоемкий процесс. Но с SAP S/4HANA Finance переходный период может стать гораздо менее болезненным.

SAP S/4HANA Finance дает возможность быстро настроить онлайновую передачу учетных данных из систем приобретенных компаний в центральную систему управления финансами для формирования корпоративной Главной книги и финансовой отчетности. При этом данные переводятся в формат плана счетов корпоративной системы и дополняются необходимой аналитикой. Настройка преобразования данных, на которую сейчас уходит несколько месяцев, ускорится благодаря использованию шаблонов. Подключение нового подразделения к учетной системе холдинга будет происходить по принципу "включил и работай".

Цифровое предприятие

По мере развития систем управления производством, робототехники, Интернета вещей, облачных и мобильных технологий руководители будут получать все более точную картину состояния дел на предприятии. Технологии и датчики, как щупальца, опутают все участки производства. В режиме реального времени они рассчитают агрегированные показатели и представят их руководителям на онлайновых дэшбордах (в том числе на мобильных устройствах), подсвечивая отклонения, фокусируя внимание на рисках и, может быть, даже предлагая управленческие решения.

«Красная кнопка» для решения любой бизнес-задачи — мечта любого руководителя — становится все реальнее. С SAP S/4HANA Finance будущее финансов начинается уже сейчас.


Кто внедрил?

В России и СНГ реализуют или планируют проекты по SAP S/4HANA Finance компании Wikimart, «Группа Черкизово», АО «Грузинская железная дорога», «Петер Сервис», «Черноземье», «Афанасий».
 
Первым пользователем SAP S/4HANA cтала компания SAP. В системе работают более 300 подразделений компании, 65 тыс. пользователей по всему миру. Внедрение обеспечило следующие результаты:
  • сокращение трудозатрат на процессы финансового закрытия составило 400 часов;
  • устранен сложный процесс выверки, обеспечена полная прозрачность операций;
  • в любой момент времени можно получить отчетность по всем показателям.

Международная страховая компания Zurich Insurance Group обслуживает клиентов в 170 странах мира. Компания столкнулась с проблемами получения оперативной отчетности по международным подразделениям: руководство не устраивал медленный процесс закрытия периода. В результате пилотного проекта внедрения SAP S/4HANA:

  • обработка отчетов по отдельным позициям Главной книги ускорилась в 1000 раз (от 15 минут до 1 секунды);
  • процесс перераспределения сократился с 31 до 13 шагов;
  • цикл перерасчетов контроллинга сократился с 5 до 1 часа;
  • время обработки операций финансового закрытия ускорилось на 65%.

Для компании Spirit AeroSystems, крупнейшего американского производителя конструкций для самолетов, причиной выбора SAP S/4HANA стала недостаточная прозрачность финансовых результатов. Компания получила хранилище финансовых данных, которое позволяет в любой момент времени получить данные о рентабельности и другую отчетность, а также подробную аналитику.


Тектонические сдвиги

Чем живет финансовый директор современной компании? Что меняется в его деятельности уже сейчас и каких перемен он ждет в будущем? Комментирует Людмила Смирнова,главный финансовый и административный директор компании Tele2.

Изменилась ли динамика работы вашего финансового департамента за последние год-два? И если изменилась, то в связи с чем?
У нас произошло два серьезных изменения, можно сказать, тектонических. Первое – интеграция присоединенных к нашей компании сотовых активов «Ростелекома». Мы меняли процессы в этих компаниях, повышали их эффективность, выстраивали процессы и отчетность в соответствии с нашими стандартами. Второй источник перемен – запуск SAP ERP в июле 2015 года, ставший основным фактором всех изменений, которые сейчас происходят в компании.
 
Удовлетворены ли вы глубиной и качеством отчетности, используемой вами и вашими коллегами или предоставляемой извне? И устраивает ли вас скорость ее получения?
 
Если бы нас устраивали скорость и качество отчетности, мы бы не начали внедрение ERP. Хотя по глобальным стандартам сроки ее получения оптимальны: ежемесячные отчеты доступны нам на 15-й рабочий день после окончания месяца. Причем эта отчетность включает план-фактный анализ и некие краткосрочные тренды для последующих месяцев. Однако с точки зрения запросов акционеров, глубины понимания бизнеса, потребности в дополнительных аналитических разрезах прежняя наша система достигла предела своего развития. Постоянные доработки уже не приносили ожидаемого результата, а лишь ухудшали ее быстродействие. Для нас внедрение современной платформы стало ответом на ваш вопрос.
 
Какие изменения – организационные, кадровые, технологические и прочие – в наибольшей степени помогли бы повысить продуктивность и качество работы вашего финансового департамента?
 
Наша деятельность уже выстроена в соответствии с достаточно продвинутыми практиками, а бухучет ведется в едином для всех компаний группы центре обслуживания по общим стандартам. То есть кадрово-организационные меры – это тот этап, который мы прошли три-четыре года назад, сейчас очередь за мерами технологическими. Именно применение новых инструментов, обладающих большей скоростью работы и значительными аналитическими возможностями, а кроме того, способных стандартизировать бизнес-процессы, является сегодня нашей ключевой темой.
 
Как бы вы распорядились временем и прочими ресурсами, которые высвобождаются благодаря оперативному получению различной отчетности (в том числе фискальной), на какие задачи направили бы их?
 
На повышение внутренней эффективности бизнеса. Мы надеемся, что аналитика, получаемая из этой отчетности, позволит не только заниматься проверками, скриннингом и выверкой цифр, но и сосредоточиться именно на принятии решений: почему это так, а не иначе, что оказывает влияние на рост затрат или выручки, какие меры будут способствовать повышению эффективности и экономии (не «срезание» затрат, а наиболее выгодное расходование средств), то есть применять по-настоящему аналитический подход.
 
 
 
Людмила Смирнова
Людмила Смирнова, главный финансовый и административный директор компании Tele2

Контакт с нами
Отправить

Выполните вход под своей учетной записью или зарегистрируйтесь, чтобы создать новую учетную запись.

Не зарегистрированы?

Еще не зарегистрированы? Получите доступ к 5000 эксклюзивных материалов, подпишитесь на новостную рассылку и управляйте ей.




Создать новый профиль