Декларация по НДС без задержек и сбоев

Компания Russ Outdoor совершила плавный переход на новую локализованную версию модуля подготовки декларации по НДС.

Российское налоговое законодательство постоянно совершенствуется, в том числе в отношении требований к отчетности. В прошлом году ФНС России выпустила приказ «Об утверждении формы налоговой декларации по НДС, порядка ее заполнения, а также формата представления в электронной форме». Чтобы обеспечить его выполнение, корпоративные налогоплательщики должны были тщательно пересмотреть свои процессы подачи деклараций по НДС, уделив пристальное внимание их автоматизации. Именно так поступили, например, в компании Russ Outdoor – это самый крупный в России оператор наружной рекламы: 2,5 тыс. его сотрудников обслуживают 32 тыс. рекламных конструкций, установленных в 54 городах, причем услугами компании активно пользуются как российские, так и международные рекламодатели.
 
  Главная цель состояла в создании решения, которое обеспечивало бы высокий уровень автоматизации и быстродействия и учитывало специфику процессов учета НДС в крупных компаниях
«C 2015 года декларация по НДС существенно изменилась: добавились новые разделы, содержащие детализированные данные из книги покупок, книги продаж и из журналов регистрации счетов-фактур, – комментирует Юлия Сушкович, менеджер по локализации продуктов SAP ERP FI/LO департамента развития продуктов SAP Labs СНГ. – И, если бы сегодня крупным предприятиям понадобилось распечатать декларацию, ранее занимавшую восемь страниц, для ее перевозки пришлось бы задействовать грузовики (разумеется, в ФНС эти данные передаются в электронной форме). Объемы передаваемой информации очень велики, но точность ее должна быть исключительно высокой, ведь ФНС анализирует полученные данные и проверяет каждую запись в регистрах всех налогоплательщиков».
 
Дмитрий Мерзликин
Дмитрий Мерзликин, зам. директора департамента ИТ и бизнес-процессов Russ Outdoor:
«Компания предпочитает работать с продуктами SAP, рассчитывая, что таким образом удастся обеспечить ту прозрачность, а также достоверность в учете и отчетности, которую ожидают от нас акционеры и менеджмент компании».
Как отмечает Анастасия Котова, ведущий бизнес-аналитик компании Russ Outdoor и эксперт по внедрению модуля SAP-FI, поскольку для выполнения требований современного законодательства необходим высокий уровень автоматизации, подготовка декларации предусматривает наличие специального программного модуля. «Все управление финансами в нашей компании ведется в системе SAP, то есть те же средства мы используем и для учета НДС. Параллельное ведение учета и загрузка данных из каких-либо других источников, помимо рабочей учетной системы, категорически отвергаются, – рассказывает Анастасия. – Однако изменения в законодательстве оказались настолько существенными, что прежний инструментарий, реализованный в SAP, перестал им соответствовать».
 
«Компания предпочитает работать с продуктами SAP, рассчитывая, что таким образом удастся обеспечить ту прозрачность, а также достоверность в учете и отчетности, которую ожидают от нас акционеры и менеджмент компании. К тому же использование продуктов SAP помогает успешно проходить внешние аудиты, для которых привлекаются компании «большой четверки»», – поясняет Дмитрий Мерзликин, заместитель директора департамента ИТ и бизнес-процессов Russ Outdoor, руководитель отдела внедрения SAP. В Russ Outdoor система SAP была запущена в продуктивную эксплуатацию в 2009 году. «Когда стало известно о готовящихся изменениях в законодательстве, мы не стали даже рассматривать возможность перехода на решения других поставщиков и ждали, когда SAP выпустит новый локализованный инструмент для подачи деклараций по НДС, – продолжает Анастасия Котова. – Разработчики не заставили себя ждать, и нам не пришлось затягивать подачу деклараций или искать какие-то обходные пути для их подготовки».
 
Еще в начале 2014 года SAP вступила в рабочую группу ФНС, которая занималась подготовкой очередных изменений в налоговом законодательстве. Главная цель состояла в создании решения, которое обеспечивало бы высокий уровень автоматизации и быстродействия и учитывало специфику процессов учета НДС в крупных компаниях. «Новое решение быстро обрабатывает огромные объемы данных и не требует применения ручных операций», – подчеркивает Юлия Сушкович.
 
На интернет-форуме SAP Jam шло весьма живое обсуждение деталей реализации новых требований законодательства в локализованной версии финансовых систем SAP. Анастасия Котова вместе с коллегами из других компаний, тоже клиентов SAP, активно участвовала в обсуждении, подготовке решения и его тестировании: «Мы готовили это решение совместно с консультантами SAP, рассматривая различные способы его реализации. Коллеги из SAP учли очень многие пожелания своих заказчиков».
 

Естественный шаг в развитии

 
Анастасия Котова
Анастасия Котова, ведущий бизнес-аналитик Russ Outdoor:
«Мы готовили это решение совместно с консультантами SAP, рассматривая различные способы его реализации».
По словам Дмитрия Мерзликина, для компании проект не был революционным – он стал очередным этапом развития системы, нацеленным на приведение ее в соответствие с изменившимися требованиями законодательства.
 
«Нам никому не пришлось объяснять, почему систему необходимо дорабатывать,  это естественным образом вытекало из логики событий: законодательство существенно изменилось, – рассказывает Дмитрий. – В обновлении были заинтересованы все ключевые пользователи системы: финансовый директор, налоговый менеджер и главные бухгалтеры юридических лиц, входящих в компанию».
 
Внедрение нового локализованного модуля подготовки декларации по НДС осуществляли технические специалисты компании Russ Outdoor при помощи небольшого числа ключевых пользователей. «Специалисты SAP очень хорошо задокументировали новое решение, – отмечает Анастасия. – Оно максимально приспособлено для того, чтобы клиенты SAP смогли внедрять его своими силами, поэтому помощь внешних консультантов нам не понадобилась».
 
В состав команды проекта входили три специалиста по финансовому учету и отчетности из отдела внедрения SAP, а также главный бухгалтер головной компании – ООО «Русс Аутдор». Менеджером проекта выступила Анастасия Котова. В качестве методологии внедрения применялась ставшая стандартной для подобных проектов методология ASAP.
 

Нововведения – не только в ИТ

 
Проект охватил все бухгалтерии (центрального офиса Russ Outdoor, филиалов и дочерних компаний), а также центр документооборота – сюда поступает вся первичная документация, которая здесь же сканируется, заносится в систему электронного документооборота и затем автоматически передается в SAP.
 
По словам Анастасии Котовой, в связи с изменениями в законодательстве потребовалось ввести ряд дополнительных процедур. В частности, с помощью нового решения SAP теперь осуществляется проверка ИНН и КПП всех контрагентов (прежде такая проверка была необязательной). Кроме того, если раньше книга покупок и книга продаж были регистрами, то теперь они стали составными частями ежеквартальной декларации, и возникла необходимость во внутренней проверке корректности первичных данных, отраженных в этих книгах.
 
В связи с этим было принято решение интегрировать систему документооборота с системой SAP. «В нашей компании учет делится на функциональные участки, за которые отвечают отдельные группы бухгалтеров, – поясняет Анастасия. – Благодаря такой интеграции они имеют возможность проверять в рамках своего участка, насколько корректно занесены в систему SAP реквизиты первичных документов».
 
Разработка схемы интеграции локализованного решения SAP по подготовке декларации НДС и внешней системы электронного документооборота проводилась при самом активном участии специалистов Russ Outdoоr. Интеграция значительно облегчила проверку корректности ввода данных из первичных счетов-фактур в учетные системы компании. «Это очень важно для формирования книги покупок и книги продаж, а также заполнения разделов 8 и 9 декларации НДС», – добавляет Анастасия.
 
Юлия Сушкович
Юлия Сушкович, менеджер департамента развития продуктов SAP Labs СНГ:
«Если бы сегодня крупным предприятиям понадобилось распечатать декларацию, ранее занимавшую восемь страниц, для ее перевозки пришлось бы задействовать грузовики».
Кроме того, реализована интеграция с налоговым модулем SAP, а также модули SAP SD, MM, Real Estate – в них готовятся документы дебиторской и кредиторской задолженности. Котова поясняет: «Они должны корректно отражаться в отчетности по НДС, а значит, и создаваться в соответствии с теми правилами, которые диктует решение».
 

Удачный плавный переход

 
Успех проекта во многом предопределили тесное сотрудничество с SAP и высокий уровень квалификации участников внедрения. «Как только стало известно, какие именно изменения произойдут в законодательной базе, началась наша совместная деятельность по разработке локализованного решения и подготовке предприятия к его внедрению, – вспоминает Анастасия. – Мы уже давно работаем с системами SAP, и перешли на новый модуль достаточно плавно. Серьезных усилий со стороны специалистов по другим модулям не потребовалось».
 
Успех проекта во многом предопределили тесное сотрудничество с SAP и высокий уровень квалификации участников внедрения  
В целом она оценивает проект как очень удачный: «Новые законодательные требования по формированию декларации НДС были полностью выполнены. Все тридцать пять юридических лиц, входящие в группу компаний Russ Outdoor, успешно сдали декларации за первый и второй кварталы 2015 года. Замечаний из налоговой инспекции не поступало. Все вопросы, которые у нас возникали, удалось разрешить в отведенные сроки».
 
По словам Котовой, сейчас SAP работает над автоматизацией обработки формализованных запросов, поступающих из налоговой службы, и подготовки ответов на них. И дискуссии пользователей по этой теме также не обходятся без участия Анастасии. 
 
 

Успех с первой попытки

 
Компания «Геберит Рус» – российское отделение транснациональной корпорации Geberit, лидера европейского рынка в области производства сантехники и аксессуаров к ней, – начала использовать новое решение SAP для подготовки декларации НДС в январе 2015 года. «У нас все получилось с первого раза!» – с гордостью заявляет Наталья Антропова, финансовый директор «Геберит Рус».
 
По ее словам, и она, и ее коллеги полностью удовлетворены работой, проделанной специалистами SAP. Впрочем, замечает Наталья, существенный вклад в достижение успеха внесли также ключевые пользователи и эксперты организаций-заказчиков: «В ходе подготовки нового модуля они постоянно участвовали в различных конференциях и интернет-форумах, где высказывали свои замечания и предложения. Чтобы обсудить вопросы его соответствия изменениям в российском законодательстве, сообщество заказчиков собиралось даже во время проведения ежегодного форума SAP. Активное участие в рассмотрении конкретных деталей приняли и сотрудники нашей компании».
 
Прежде для подготовки деклараций НДС в компании применялся инструментарий системы, которая использовалась до внедрения SAP. Переход на новое решение был осуществлен одновременно с вводом в продуктивную эксплуатацию информационной системы на базе SAP ERP, работающей на платформе SAP HANA: благодаря своим возможностям обработки данных в оперативной памяти она обладает более высокой производительностью. В настоящее время российский офис Geberit, успешно сдавший отчетность за первые два квартала, готовит декларацию за третий квартал.
Контакт с нами
Отправить

Выполните вход под своей учетной записью или зарегистрируйтесь, чтобы создать новую учетную запись.

Не зарегистрированы?

Еще не зарегистрированы? Получите доступ к 5000 эксклюзивных материалов, подпишитесь на новостную рассылку и управляйте ей.




Создать новый профиль